重新招標失敗轉談判采購是企業(yè)采購活動中常采用的采購方式，但是由于企業(yè)管理能力、采購經(jīng)驗、人員水平參差不齊等原因，具體實施過程中不合理、不透明現(xiàn)象時有發(fā)生。本文對近年來招標失敗轉談判采購工作進行了總結，圍繞談判的審批、邀請供應商、談判方案與談判文件、談判采購實施等重點工作進行了分析，希望為企業(yè)規(guī)范招標失敗轉談判采購工作提供有益借鑒。

企業(yè)在招標采購過程中經(jīng)常會遇到重新招標仍然失敗的情況，這時一般會通過談判采購來實現(xiàn)采購需求。如何加強重新招標失敗轉談判采購實施過程的管理，實現(xiàn)采購工作物有所值、公平高效、陽光規(guī)范、可持續(xù)發(fā)展的目標，是企業(yè)采購需要直面的重要課題。本文結合招標、非招標采購管理規(guī)范以及筆者多年油氣儲運工程采購工作經(jīng)驗，從四個方面對招標失敗轉談判采購實施要點展開論述。

一、招標失敗轉談判采購的審批

根據(jù)《工程建設項目貨物招標投標辦法》《工程建設項目施工招標投標辦法》等規(guī)定，“重新招標后投標人仍少于三個，按國家有關規(guī)定需要履行審批、核準手續(xù)的依法必須進行招標的項目，報項目審批、核準部門審批、核準后可以不再進行招標”，“其他工程建設項目，招標人可自行決定不再進行招標”。招標人自行決定的，一般也要經(jīng)過企業(yè)內部管理部門的審批。審批的內容和重點通常包括以下三個方面。

（一）分析招標失敗原因

對于招標失敗的項目，采購人應組織專家或組建企業(yè)內部經(jīng)濟、技術管理部門人員對招標文件是否存在不合理條款進行分析論證。不存在不合理條款的，可采用其他采購方式；存在不合理條款且因此造成招標失敗的，應修改招標文件后重新進行招標，否則存在規(guī)避招標的嫌疑。

（二）不能明顯降低要求

談判文件中供應商資格要求、技術和商務實質性要求等不受采購方式影響的內容，原則上必須與招標文件保持一致，采購人不得隨意降低要求。部分采購人在招標時對注冊資金、業(yè)績數(shù)量、體系認證證書等按高標準要求，造成符合要求的供應商不足三家，導致招標失敗。在申請轉談判采購時，又以加強談判采購競爭性為名降低原招標文件中規(guī)定的標準，使招標過程中評審不合格的供應商變成合格供應商。這種“招標時采用高標準，談判時又降低標準”的方式涉嫌故意造成招標失敗，存在極大的審計風險，應予以規(guī)避。對于某些由于設計變更或其他原因確實需要降低標準進行采購的項目，招標人宜修改招標文件后重新進行招標，重新招標仍失敗的再申請轉談判采購。

（三）單一來源采購公示

在重新招標報名截止時間僅一家供應商報名，或投標截止時間供應商遞交投標文件，或通過初步評審審查合格僅有一家供應商的，在申請單一來源采購前，應首先進行論證并在政府或企業(yè)網(wǎng)站進行公示，接受社會監(jiān)督。

二、招標失敗轉談判采購的供應商邀請

為了保證競爭性，企業(yè)一般會要求談判采購需要邀請三家及以上的供應商。談判采購邀請供應商的方式有直接邀請和公告邀請兩種。公告邀請指采購人在公共媒介發(fā)布采購信息，邀請所有愿意參加談判項目的不特定供應商。直接邀請指采購人向邀請名單內特定供應商發(fā)出邀請函，邀請其參加談判。邀請供應商的來源一般有以下三類。

（一）參加招標活動的投標人

重新招標失敗轉談判采購項目，原則上應邀請所有報名參加招標活動的供應商。供應商在招標過程中已來函明確表示不再參與采購項目、通過評審被確認無法滿足實質性要求或存在圍標串標、弄虛作假、撤銷投標、放棄中標等失信行為、違法違規(guī)行為的除外。

招標人還應分析初步評審不合格投標人的具體否決原因，屬于投標人漏放資料、計算錯誤等原因被否決，經(jīng)投標人補充或修改響應內容后可以滿足要求的，應邀請其參與談判。投標人有意參與投標，因工作失誤、準備時間不足等原因未能及時投標的，采購人也可邀請其參與談判。

（二）企業(yè)供應商庫

采購人建立了完善的合格供應商庫并定期進行考核評價、動態(tài)管理的，可以依據(jù)考核評價結果或企業(yè)管理規(guī)定，在供應商庫內選擇供應商。例如中國石油天然氣集團有限公司建立了統(tǒng)一的供應商庫，通過物資采購管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)管理，其所屬企業(yè)物資采購需在集團公司供應商庫中選擇相應的供應商（公開招標采購除外）。在實際談判采購執(zhí)行過程中，為保證有效競爭，一般由采購需求部門提出邀請供應商建議名單，采購管理部門補充（或替換）一定數(shù)量、符合條件的供應商，企業(yè)其他相關部門可推薦增加供應商，經(jīng)審核后列入邀請名單。

（三）公告邀請

直接邀請可選擇的供應商不足三家的，可以采用公告邀請形式公開發(fā)布采購信息。采購信息發(fā)布時間一般不宜少于3日，以保證公眾的知情和參與時間。采購人除了在自己公司網(wǎng)站上發(fā)布公告，其中國有資產(chǎn)占控股或主導地位的采購項目還應在中國招標投標公共服務平臺發(fā)布采購公告信息。

三、談判方案與談判文件

采購人在談判前應編寫、審批談判方案，談判方案內容包括項目基本情況、談判采購范圍、談判采購組織形式、談判采購工作計劃、主要技術要求或技術方案、擬邀請談判對象及理由、談判小組組成、談判采購原則等。談判小組一般為三人以上單數(shù)，由采購人技術、經(jīng)營、質量、安全等相關部門的專業(yè)人員組成。采購人也可以建立談判專家?guī)欤?、聘請企業(yè)外部人員參加談判小組，充分發(fā)揮專家作用。

采購人應根據(jù)審核通過的談判方案編制談判文件。談判文件應包括供應商資格條件、采購邀請、采購方式、采購控制價、采購需求、采購程序、價格構成或報價要求、響應文件編制要求、提交響應文件截止時間及地點、中選原則及標準等。談判文件一般不得要求或者標明供應商名稱或者特定貨物的品牌，不得含有指向特定供應商的技術、服務等條件。談判采購一般宜采取技術合格，質量、工期（交貨期）、服務均能滿足談判文件實質性要求且報價最低或全生命周期成本最低的原則確定中選商；對于有特殊要求或技術復雜的談判項目，也可采取綜合評估法。采購人在編制談判文件時，宜采用中國招標投標協(xié)會發(fā)布的《談判采購文件示范文本》。

四、招標失敗轉談判采購的實施

（一）實施原則

談判采購應遵循公平高效、陽光規(guī)范、誠實信用的原則。

公平高效是指既要提高企業(yè)的采購效率，保證企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動不受影響，又要體現(xiàn)公開、公平、公正的要求。

陽光規(guī)范是企業(yè)特別是國有企業(yè)的基本工作要求，通過科學、合理的制度流程和監(jiān)督、審查管理，避免采購過程中出現(xiàn)吃回扣、利益輸送、暗箱操作等行為。

誠實信用是任何民事活動的基本原則，是企業(yè)從事采購、交易活動，以及與客戶、供應商等保持長期良好合作關系的前提。

（二）實施流程

招標失敗轉談判采購實施流程主要包括招標失敗轉談判采購審批流程（見圖1）和談判采購組織流程。

（三）實施注意事項

1.充分調研與準備

調研包括供應商情況調研和市場情況調研。對首次接觸的供應商，采購人宜到現(xiàn)場進行實地查看，了解供應商的狀況，包括供應商的資質證件、營業(yè)場所、生產(chǎn)工廠、設備設施、人員構成、管理體系等情況。市場情況調研包括對采購內容的項目概況、產(chǎn)品參數(shù)、市場價格、供需狀況、當?shù)卣叩冗M行充分調研。談判前應收集以往類似談判項目的資料，總結經(jīng)驗，結合本次采購的需求和目標，做好談判準備工作。

2.適當采取談判策略

談判策略主要包括個三個方面。談判前，首先要摸清對手的情況，爭取做到知己知彼。談判過程中，不表現(xiàn)出對供應商的認可程度，讓供應商時刻有做出讓步、降價的壓力。遇到無法調和的矛盾時，可以擱置爭議，求同存異，先交流有共同點的條款，實現(xiàn)合同大體方面的共識，再去解決合同細節(jié)方面的問題。談判時，用實際數(shù)據(jù)和現(xiàn)狀事實說話，避免空頭承諾或夸夸其談，從原材料成本、生產(chǎn)工藝、包裝運輸?shù)仍敿毘杀緲嫵扇ミM行價格磋商，往往才能更具有說服力。

3.做好談判采購過程資料的收集和存檔

采購人應及時收集整理談判采購實施過程中形成的各種文件資料，做好保密和歸檔工作。招標失敗轉談判采購過程資料一般包括招標階段資料（招標公告、招標文件、流標通知等）、談判方案、談判文件、響應文件、談判報告及附件、談判結果、合同文本、產(chǎn)品交貨驗收記錄、異議及答復、合同履約評價等。談判采購過程采用全流程電子談判競價系統(tǒng)的，采購人應存檔電子談判競價系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)文檔。

作者：劉彥雷

作者單位：中油管道物資裝備有限公司

來源：《招標采購管理》2023年第9期